תכנון מקום העבודה עשוי להשפיע באופן משמעותי על התנהגות האדם. ברגע שאנחנו עוברים דרך דלת המשרד, אנחנו יכולים להרגיש את התרבות הארגונית שיצר המעצב, בין אם בכוונה ובין אם לא. חלל משרדי מעוצב היטב מעניק תחושה של פתיחות ונמרצות. חלל שכזה מעורר אנשים לחשוב בחופשיות ולהיות יותר פרודוקטיביים. כאשר מטפחים תרבות חיובית תוך שימוש במושגים יעילים לעיצוב המשרד, אפשר לשפר כל היבט שקשור לאינטראקציות היומיומיות בין העובדים.

ולאחר שאמרנו זאת, למשרד שתוכנן בצורה גרועה עלולה להיות השפעה הפוכה. תאורה מלאכותית קשה, ריהוט משרדי המורכב משולחנות וכיסאות ישנים ולא ארגונומיים וחדרים משעממים גורמים לעובדים תחושה שהם לכודים ושחוקים. לתכנון לקוי עלולה להיות השפעה שלילית גם על רווחתם הפיזית של העובדים. זה לא סוד שארגונומיה גרועה במשרד קשורה לכאבים כרוניים לנכויות וללחצים.

הריהוט ממלא תפקיד מכריע בעיצוב הפנים של סביבת העבודה. עיצוב פנים מקורי וחדשני דורש ריהוט מסוגנן. חלק מעיצובי הפנים היצירתיים ביותר, ועם זאת גם הפונקציונליים ביותר מוגדרים על ידי האופן שבו הריהוט ממוקם בכול חדר. לפעמים, ניתן להשתמש בריהוט כמוקד שסביבו ממוקמים פריטים אחרים בחדר, כדי ליצור לוק עיצובי. במובן זה, הרהיטים יכולים להיחשב ככלי המשחק העיקריים בהם משתמש מעצב הפנים.

יצירת מראה של משרד מרווח יותר באמצעות הריהוט

רהיטים יכולים לתפוס מקום רב בחדר, אבל אם הם יהיו מסודרים כראוי, הם יוכלו לגרום למשרד להיראות מרווח יותר.
– ריהוט מולטי-פונקציונלי אידיאלי למשרד קטן ומאפשר להפחתת את העומס שמאפיין שימוש במספר פרטי ריהוט קטנים. הנה דוגמאות לדרכים בהן ניתן לוותר על פריט ריהוט כלשהו שעלול לצמצם את מרחב החופש והתנועה בחדר:
o שידה שיכולה לתפקד גם כשולחן קפה
o מדף שיכול לתפקד גם כשולחן
o ושולחן שיכול לשמש גם כמיני ארון תיוק
– הצבת רהיטים גדולים יותר על קירות המשרד יכולה למקסם את השטח הפתוח.
– חלון לא חסום על ידי רהיט, ונוף ללא הפרעה – יוצרים תחושה של מרחב.
– ריהוט שקוף ופתוח נהדר לחלל משרדי עם קירות זכוכית שקופים המשקיפים על נוף עירוני. ריהוט שכזה משדר תחושה של אווריריות ופתיחות.

יצירת סביבת עבודה שמקדמת שיתופי פעולה בין עובדים

אחד הסגנונות הנפוצים ביותר במשרדים המסורתיים מאופיין בתאים מוקפים בחומות ובתחנות עבודה בודדות. שימוש בערכת רהיטים שיש בה מקום למושבים נוספים, שולחן גדול יותר בחדר הישיבות ועיצוב מחדש של סביבת העבודה כך שתהיה פתוחה ונוחה יותר – יכולים להוביל לאינטראקציה רבה יותר בין העובדים לבין עצמם, ובינם לבין הממונים עליהם.

סגנון שכזה יוכל לקדם תחושה של שטח אחד לכולם. שטח שבו כל עובד, צוות ומנהל גלויים ונגישים, הרבה יותר מאותם תאים אישיים או תחנת עבודה מבודדות.

מערכות ריהוט שלא חוסמות את שדה הראייה ומעודדות את חופש התנועה והאינטראקציה, יכולות להוביל לשיתוף פעולה טוב יותר בין העובדים. ערכות ריהוט שכאלה עוזרות להגדיר מחדש את מושג ׳עבודת הצוות׳. זה מתבצע על ידי סילוק התפיסה הישנה והמסורתית של מקום עבודה המורכב מתאים ומתחנות עבודה בהתאמה אישית.

כאשר העובדים יכולים ליהנות מתחושה של חופש ועצמאות:
– הם יתחילו לעבוד בצורה יעילה יותר
– הם ירבו ביצירת קשרים חברתיים טובים יותר בינם לבין עצמם
– הם יתגייסו ברצון ליצירת צוות עובדים הדוק ויעיל יותר
מעסיקים ומנהלים מודעים לערכו של שיתוף הפעולה בין העובדים ולתרומתו הרבה להכנת רעיונות עסקיים ואסטרטגיות שיווק מהפכניות. הדרך להשיג זאת היא על ידי קידום סביבת עבודה שמציעה:
– אווירה של שיתוף פעולה
– אי הפרעה להזדמנויות ליצירת אינטראקציות

ארגון של שולחנות עבודה פתוחים יכול להיעשות בדרך יותר אטרקטיבית ומושכת את לב העובדים, על ידי שילוב של צבעים עזים ומלאי חיים. עיצוב המציע ארגון חלל בלתי פורמלי עשוי להוביל לתפקוד טוב יותר של העובדים.

לבסוף, בני אדם אמורים לצאת ולעבוד כצוותים כדי לפתור בעיות. לשבת לבד ליד השולחן שמונה שעות ביום, זו לא פעילות טבעית. עיצוב טוב יותר של מקום העבודה מסוגל להשפיע על ההתנהגות האנושית על ידי מתן מענה לאינסטינקטים הטבעיים של בני האדם. וכאן, גם לריהוט המשרדי יש משמעות רבה ביצירת שטח משרדי שיוכל לשפר את הדרך בה העובדים יפעלו בסביבת העבודה שלהם.